10 Tipps zum Zeitmanagement, um Ihre Zeit effektiv zu verwalten

Ich würde wetten, dass sich jeder Mensch auf diesem Planeten irgendwann mehr Zeit gewünscht hat.

In einer Welt, in der wir immer am Laufen sind, ist Zeit unser größtes Gut. Es ist gleichzeitig unser bester Freund und unser größter Feind.

Wir wollen die Zeit genießen, die wir haben. Wenn wir uns jedoch im Geschäftsmodus befinden, möchten wir auch so schnell wie möglich so viel wie möglich erreichen. Jeder kann sich darauf beziehen, aber Unternehmer und solopreneurs fühle den Stich noch mehr.

Hier hat das Zeitmanagement enorme Vorteile. Wenn Sie Ihre Zeit effektiv nutzen, haben Sie mehr Platz zum Atmen - und um etwas zu erledigen.

Und das Tolle ist, dass einige der unglaublichsten Tipps zum Zeitmanagement überraschend einfach zu implementieren sind.

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Schauen wir uns einige Tipps und Tricks zum Zeitmanagement an, mit denen Sie Ihr Leben maximieren und wertvolle Zeit in Ihren Tag zurückbringen können.

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Top 10 Tipps zum Zeitmanagement
Der Weg zu einem besseren Zeitmanagement
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Top 10 Tipps zum Zeitmanagement

1. Hören Sie auf, halb zu arbeiten

Dies ist wahrscheinlich der beste Zeitmanagement-Rat, den ich Ihnen geben kann.

Halbarbeit kann Ihre zerstören Produktivität . Das Schlimmste daran ist jedoch, dass Sie wahrscheinlich gar nicht merken, wie oft dies Ihr Zeitmanagement beeinträchtigt.

Ich ertappe mich fast jeden Tag unbewusst bei der halben Arbeit.

Es geht so: Sie arbeiten an einem Projekt und hören auf, Ihr Telefon zwanghaft zu überprüfen - ohne dringenden Grund. Oder Sie gehören zu den Personen, die 50 Registerkarten in Ihrem Browser geöffnet haben und ständig zwischen Aufgaben wechseln.

Halbarbeit ist heimtückisch, weil sie unsere Konzentration manchmal immer wieder bricht. Das Beenden einer Aufgabe dauert viel länger, wenn Sie den Fluss nicht nutzen können, den Sie erhalten, wenn Sie sich wirklich konzentrieren.

Wenn Sie ein serieller Halbarbeiter sind, verbringen Sie wahrscheinlich zusätzliche Zeit mit Aufgaben, anstatt diese Zeit effizient zu verwalten.

Manchmal reicht es aus, aufmerksamer und bewusster zu sein, wenn es passiert. Wenn Sie sich fangen können, ist das die halbe Miete.

2. Verstecken Sie Ihr Telefon, wenn Sie es nicht unbedingt benötigen

Das mag albern klingen, aber es wirkt Wunder für mich.

Wie ich bereits erwähnt habe, ist das zwanghafte Überprüfen von Telefonen heutzutage ein großes Problem. In einer Umfrage 65 Prozent der Teilnehmer überprüfte ihre Telefone 160 Mal pro Tag.

160 mal!

Zeitmanagement-Tipps

Quelle

Dies gilt insbesondere für Unternehmer , die immer etwas haben, das sie überprüfen müssen. (Und das Scrollen in sozialen Medien klingt viel ansprechender als das Anpacken des Projekts, vor dem Sie sich gefürchtet haben.)

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Aus diesem Grund ist die physische Entfernung ein wichtiger Faktor in diesem Tipp. Sie können aus Gewohnheit nach Ihrem Telefon greifen, aber sobald Sie feststellen, dass es sich nicht an der üblichen Stelle befindet, werden Sie schnell daran erinnert, sich auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren.

Das ist unglaublich einfach. Schalten Sie Ihr Telefon einfach leise ein und lassen Sie es in einem anderen Raum.

Wenn Sie es nicht in einem anderen Raum lassen können, fügen Sie ein oder zwei zusätzliche Schritte hinzu, um es zu erreichen, z. B. auf ein hohes Regal oder unter ein Kissen. Überall dort, wo es nicht leicht zu erreichen ist, ohne nachzudenken.

3. Lassen Sie sich nicht von Ihrer E-Mail besitzen

Überprüfen Sie Ihre E-Mails hundertmal am Tag? Für viele Menschen kann E-Mail genauso ablenkend sein wie ein Telefon.

Ich weiß, ich weiß - es scheint einfacher zu sein E-Mails abrufen wie Sie sie bekommen, anstatt zu warten, bis 300 in Ihrem Posteingang sitzen.

Dies ist jedoch eine der trügerischen Ideen für das Zeitmanagement, die wir haben. Wenn Sie Ihre E-Mails ständig abrufen, erledigen Sie die halbe Arbeit. Sie teilen Ihre Aufmerksamkeit in verschiedene Branchen auf, sodass Sie nicht in der Lage sind, die anstehende Aufgabe zu 100% zu erledigen.

Versuchen Sie, einige festgelegte Zeiten im Laufe des Tages festzulegen, um Ihre E-Mails abzurufen. Wenn möglich, reduzieren Sie es auf dreimal täglich oder sogar weniger.

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Überprüfungsroutine, wenn Sie an einem 9-zu-5-Zeitplan arbeiten:

Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit, um Ihre E-Mails als erstes am Morgen um 9 Uhr morgens zu lesen.
Weitere 30 Minuten oder eine Stunde vor dem Mittagessen (oder nach dem Mittagessen, wenn Ihre erste Überprüfung später am Morgen erfolgte).
Ihr letzter Scheck für 30 Minuten um 16 Uhr. Dies gibt Ihnen etwas mehr Zeit zum Einpacken, bevor Sie für den Tag fertig sind.

Passen Sie den Zeitplan an, bis Sie herausgefunden haben, was für Ihr Team (und Ihre interne Uhr) am besten funktioniert.

4. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik

Wenn ein Projekt zu groß und einschüchternd ist, ist es oft schwieriger, sich zu konzentrieren und sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit effektiv nutzen. Sie können Ihren Fokus beschleunigen, indem Sie große Projekte und Aufgaben in kleinere Teile zerlegen.

Die Pomodoro-Technik wirkt hierfür Wunder.

Dies ist einer der einfachsten Zeitmanagement-Tricks. So geht's:

Arbeiten Sie 25 Minuten lang an einer bestimmten Aufgabe oder Aufgabengruppe.
Machen Sie eine fünfminütige Pause.
Wiederholen Sie diesen Vorgang viermal.
Machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Mach das alles noch einmal!

Pomodoro verwalten Zeit effektiv

Quelle

Sie können einen einfachen Timer wie den von Google verwenden (geben Sie einfach 'Timer' in die Suchleiste ein).

Oder probieren Sie einen kostenlosen Pomodoro-Timer wie Pomofocus . Es verfügt über eine übersichtliche und einfache Oberfläche, über die Sie zwischen drei Einstellungen wählen können: Pomodoro, kurze Pause und lange Pause. Pomofocus verfügt außerdem über einen praktischen Bereich unter dem Timer, in dem Sie die Aufgaben ausfüllen können, an denen Sie gerade arbeiten.

5. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie für jedes Projekt aufgewendet haben

Nichts wie eine gewisse Rechenschaftspflicht.

Um ein besseres Zeitmanagement zu erreichen, müssen Sie wissen, wo Ihre Zeit tatsächlich verbracht wird. Hier kann es hilfreich sein, die Zeit zu protokollieren, die Sie für jede Aufgabe und jedes Projekt aufwenden.

Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich für die Pomodoro-Technik entscheiden, über die ich oben gesprochen habe, da für bestimmte Aufgaben bereits ein Timer ausgeführt wird.

Sie können eine Zeitmanagement- oder Tracking-App verwenden, um Ihre Zeit aufzuschreiben, oder Sie können eine gute, altmodische Tabelle verwenden, wie ich es tue.

Ich verfolge meine Zeit seit einigen Jahren und es war ein erstaunlicher Schub, meine Zeit effektiv zu nutzen. Seit ich angefangen habe, kann ich die Ausrede nicht wirklich gebrauchen, dass ich nicht weiß, wo meine Zeit hingegangen ist, weil sie den ganzen Tag verfolgt wird.

Ich empfehle, Ihre Zeit so weit wie möglich zu protokollieren und so viele Aufgaben wie möglich zu erledigen.

Wenn Sie langfristig daran festhalten, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, welche Aufgaben Ihre Zeit in Anspruch nehmen und welche Sie schnell erledigen.

Wenn Sie ein Team aufbauen, können diese Informationen Ihnen helfen, mit Bedacht zu wachsen. Sie wissen, welche Aufgaben Sie an ein anderes Teammitglied delegieren oder weiterhin selbst erledigen müssen, damit Sie den Wert jeder aufgewendeten Minute maximieren können Bauen Sie Ihr Geschäft auf .

6. Planen Sie Ihre Tage im Voraus

Stellen Sie sich das vor. Sie schalten Ihren Computer am Morgen ein und sind bereit, den Tag zu zerschlagen. Sie haben eine mentale Liste, was Sie beenden müssen.

Aber Sie überprüfen Ihre E-Mails und lassen sich von etwas anderem ablenken. Dann ruft Sie ein Teammitglied an und lenkt Sie mit einer weiteren Aufgabe ab, die Sie nicht geplant haben.

Und bevor Sie es wissen, ist es 14:00 Uhr. und du hast keine Ahnung, wo dein Tag hingegangen ist.

Klingt bekannt?

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Planen Sie einen dieser einfachen, aber umfangreichen Tipps zum Zeitmanagement im Voraus, damit Sie nicht ganze Tage mit Dingen verbringen müssen, die Sie nie geplant haben.

Im Idealfall können Sie eine ganze Woche im Voraus planen. Aber ich weiß, dass das viel zu viel verlangt, wenn Ihr größtes Ziel das Management ist heute .

Fangen Sie also klein an: Planen Sie am Ende Ihres Arbeitstages heute Ihren Tag morgen.

Wenn Sie immer von anderen Aufgaben abgelenkt zu werden scheinen, planen Sie das! Denken Sie an die häufigsten Zeiten, in denen Sie mit neuen Aufgaben angesprochen werden, und planen Sie dann eine Stunde ein.

Planen Sie Tage im Voraus Zeitmanagement

Quelle

Wenn Sie zu den Konzepten von Fokus und Fluss zurückkehren, können Sie die Zeit effizient verwalten, wenn Sie problemlos von einer Aufgabe zur nächsten wechseln können, wenn Sie große Lücken vermeiden können.

Forschung zeigt Wenn Sie zu oft wechseln, kann dies Ihre geistige Energie belasten und Sie schneller zermürben. Dies bedeutet, dass es viel länger dauert, bis dieselbe Aufgabe erledigt ist.

Wenn Sie Ihren Tag planen, sehen Sie sich die einzelnen Aufgabenlistenelemente an.

Welche von ihnen sind ähnlich? Welche können zusammengefügt werden, damit Sie im selben Headspace bleiben können?

Zum Beispiel, als ich bei einem gearbeitet habeMarketingAgentur musste ich Ende des Monats einen Leistungsbericht für alle unsere Kunden erstellen.

Sie waren sich alle ähnlich, also blockierte ich ein oder zwei Tage und widmete ihnen ungefähr 80 Prozent des Arbeitstages. Es war viel schneller als beispielsweise eine Woche lang einen Bericht pro Tag zu schreiben. Das liegt daran, dass ich normalerweise dieselben Programme verwendet und in allen Berichten mit denselben Arten von Informationen gearbeitet habe.

Überlegen Sie, wie Sie die Gruppierung in Ihrer Aufgabenliste verwenden können, um in Ihrem eigenen mentalen Fluss zu bleiben.

8. Probieren Sie eine Zeitmanagement-App aus

Es stellt sich heraus, dass die meisten Menschen bessere Zeitmanagementfähigkeiten wünschen. Es ist ein riesiger Markt.

Egal, ob Sie nach Desktop oder Mobile, iOS oder Android suchen, es gibt jede Menge Zeitmanagement-Apps Das kann Ihnen helfen, tagsüber fokussierter zu bleiben.

Sie können eine einfache Timer-App verwenden, um Ihre aufgewendete Zeit zu verfolgen, oder Sie können eine komplexere Zeitmanagement-App ausprobieren, mit der Sie Ziele in einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitraum verfolgen können. Versuchen Sie es mit einer einfachen listenbasierten Organisation oder vertiefen Sie sich in Techniken wie Mind Mapping.

Mit einigen dieser Apps können Sie sogar Berichte herunterladen, um Ihre Produktivität zu sehen und zu wissen, wo genau Sie Verbesserungen vornehmen müssen.

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Hier sind ein paar zum Auschecken:

Rettungszeit (iOS, Android, Desktop)
Clockify (iOS, Android, Desktop)
MyLifeOrganized (iOS, Android, Desktop)
Fokus (alle Apple-Geräte)
MindNode (iOS und Desktop)

Zeitmanagement-App

9. Sagen Sie bei Bedarf „Nein“

Sie haben diesen Rat wahrscheinlich schon einmal gehört. Es lohnt sich wieder zu hören. Und wieder, wenn Sie müssen.

Es ist üblich, Probleme damit zu haben, Menschen zu gefallen. Schließlich möchten Sie Ihre Kollegen, Kollegen und Angehörigen glücklich machen. Es ist einfach, 'Ja' zu sagen, wenn jemand Sie um etwas bittet, weil Sie wirklich helfen möchten.

Es ist auch üblich, so oft 'Ja' zu sagen, dass Sie sich selbst völlig ausbrennen.

Dafür gibt es einen Hauptgrund: Wenn wir uns bereit erklären, bei zusätzlichen Aufgaben zu helfen, opfern wir oft unsere eigene persönliche Zeit. Dies bedeutet, dass Sie weniger Zeit damit verbringen Selbstversorgung und stellen Sie sicher, dass Sie ausgeruht und mit Energie versorgt sind.

Auf lange Sicht sind dies schlechte Nachrichten.

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Übe, „Nein“ zu sagen, wenn du tief im Inneren weißt, dass du diese Zeit für dich selbst brauchst. Ich weiß, dass es schwierig sein kann, weil Sie das Gefühl haben, die andere Person zu enttäuschen.

Um dieses Gefühl zu lindern, ist hier eine großartige Artikel von der University of California, Berkeley Das gibt Ihnen fünf forschungsbasierte Möglichkeiten, um 'Nein' zu sagen.

10. Vergessen Sie nicht, Wasser zu trinken und zu essen

Dies mag sich nicht als einer der Top-Zeitmanagement-Tipps anfühlen, aber vertrauen Sie mir.

Ich bin die Art von Person, die so konzentriert ist, dass ich vergesse, meinen Körper zu nähren. Ich vermisse oft Mahlzeiten und vergesse, meine Wasserflasche nachzufüllen. Und ich kann es fühlen - große Zeit.

Wenn wir hungrig oder dehydriert sind, ist es viel einfacher, den Fokus zu verlieren. Wir werden müde und träge und fangen an zu schleppen, anstatt unsere To-Do-Liste zu durchsuchen.

Dies ist nicht nur eine Theorie.

Es gibt viele Untersuchungen, die bestätigen, dass sich unsere kognitive Leistung verbessert, wenn wir gut ernährt und hydratisiert sind. Eine Studie in der American Journal of Clinical Nutrition zeigten, dass Trinkwasser die Aufmerksamkeit und das Gedächtnis steigerte.

Ihr Gehirn und Ihr Körper müssen in Topform sein, wenn Sie ein Zeitmanagement-Meister sein möchten. Stellen Sie also sicher, dass Sie dies ganzheitlich betrachten. Wenn Sie Ihre Gesundheit vernachlässigen, wird sie Sie auf lange Sicht einholen.

Quelle

Der Weg zu einem besseren Zeitmanagement

Ihre Zeit effektiv zu nutzen kann überraschend schwierig sein.

An einem bestimmten Tag gibt es eine Million Dinge zu tun - aber es gibt auch eine Million Möglichkeiten, sich ablenken zu lassen, während Sie versuchen, Ihre eigene To-Do-Liste auszuschalten.

Dies wird vervielfacht, wenn Sie mit einem Team arbeiten, insbesondere in einem Führungsposition wo andere Leute sich bei Ihnen melden und Sie ständig um Hilfe bitten.

Es gibt einige goldene Zeitmanagement-Tipps, aber möglicherweise funktionieren nicht alle für Sie. Der Schlüssel ist, es so lange zu versuchen, bis Sie herausgefunden haben, was für Ihre spezielle Situation und Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist.

Hast du irgendwelche Tipps, die ich verpasst habe? Schreiben Sie sie in einen Kommentar und lassen Sie es alle wissen.